Time management in 6 eenvoudige stappen

De meeste managers weten alleen maar dat ‘ze het druk hebben’ maar kunnen in de regel niet benoemen waarmee. Wat zeker is, is dat ze aan het einde van een lange werkdag als een zoutzak op de bank ploffen om daarna al zappend in slaap te vallen. Aan vakantie komen ze nauwelijks toe of als ze al de euvele moed hebben om er dan toch maar met het gezin op uit te trekken, dan kunnen ze het werk niet laten voor wat het is en zitten op hun vakantie met de laptop op schoot en staat hun mobieltje rood gloeiend. Met deze verkeerde werkinstelling is het dus niet gek dat menig manager in de stress raakt. En dat – als het maar lang genoeg aanhoudt – het duurdere broertje van stress, een stevige burnout, om de hoek ligt. Voor alle managers en ondernemers die het zo druk hebben en geen slaaf maar meester van hun werk- en vrije tijd willen zijn, volgt hier een cursus in zes eenvoudige stappen.

Stap 1: Moet ik dit nu doen?

Onvoldoende assertieve managers en ondernemers voelen zich vaak ‘gedwongen’ om werk te verrichten omdat ze geen ‘nee’ durven, kunnen of willen zeggen tegen hun baas, collega’s of klanten terwijl dat toch eigenlijk is wat ze zouden willen zeggen.

• ‘Marc, wil je iets voor me doen?’
• ‘Natuurlijk, wat?’

Verkeerd antwoord! Zeg nooit ‘ja’ tegen iets waarvan je niet weet hoe omvangrijk de klus is, wanneer het gedaan moet worden, of je daar wel de geschikte persoon voor bent, of je er überhaupt tijd voor hebt. Bedenk, het zijn altijd dezelfde mensen die de pineut zijn. Ze hebben door dat je geen ‘nee’ kunt zeggen en daarom komen ze naar jou toe en niet naar de meer assertieve collega die zegt waarop het staat: ‘Nee, sorry. Deze week heb ik daar geen tijd voor. Als je haast hebt moet je iemand anders zoeken.’

Stap 2: Moet ik dit nu doen?

Juist, de klemtoon ligt nu op ‘ik’. Veel managers en ondernemers sneeuwen onder omdat ze denken alles zelf te moeten doen of dat zij de enigen zijn die iets kunnen. Zij onderschatten hun medewerkers en houden er een schijnwijsheid op na: ‘Tegen de tijd dat ik heb uitgelegd hoe het moet heb ik het zelf al gedaan.’ Managers die zelf alleen maar iets kunnen, houden hun personeel dom en krijgen ze daarom een rekening gepresenteerd die stress heet. Dus, delegeer! Begin simpel, complimenteer, laat ruimte voor fouten, gooi geen rotklussen over de schutting en delegeer alleen werkzaamheden die je veel tijd besparen.

Stap 3: Moet ik dit nu doen?

Hier gaat het om het stellen van de juiste prioriteiten.
Er zijn managers die menen dat er vier soorten prioriteiten bestaan:

• Haast,
• Veel haast,
• Super veel haast en
• Paniek haast.

Ga eerst aan de gang met de dingen die belangrijk zijn en geen uitstel kunnen vergen. Vervolgens werk je aan de routinezaken die geen uitstel kunnen vergen en als laatste werk je aan belangrijke en routine zaken die kunnen wachten. Verdeel grote klussen in hapklare brokken over je agenda. Doe dus niet eerst de dingen die leuk zijn, maar de dingen die nodig zijn zoals het vandaag nog opruimen van uw kantoor! Nee, niets in laden schuiven maar weggooien wat je kunt weggooien. In geval van twijfel: weggooien. Er is altijd wel iemand die een kopie heeft.

Stap 4: Moet ik dit nu doen?

Stel niets onnodig uit als het belangrijk is; doe het nu. Maar geldt dat ook voor de andere werkzaamheden. Het vooruitschuiven van rotklussen is een van de grootste veroorzakers van stress en je kunt dit eenvoudig vermijden door een goed en vooral niet te krap agendabeheer. Maak een reële schatting van de tijd die je voor een klus nodig hebt en tel daarbij 15 procent op. Laat vervolgens 20 tot 30 minuten tussen de laatste en de volgende klus. Loopt een klus uit, dan gaat de rest van je agenda niet de mist in. Heb je een management assistent(e)? Stem de agenda samen af en instrueer hoe je die gepland wilt hebben. Plan dagelijks en… hou je aan de planning. Je hebt nu namelijk een prima reden om ‘nee’ te zeggen.

Stap 5: Moet ik dit nu doen?

Bij wat grotere onderneming zijn ooit eens procedures en regels geïntroduceerd die een bepaald doel dienden maar die nu hun betekenis hebben verloren. Waarom kunnen die alleen bij reorganisaties opgeruimd worden? Dus, kijk eens kritisch naar bepaalde werkzaamheden en vraag je af: ‘Moeten we dit nu nog doen?’ Denk aan dubbel archiveren, onnodig post inschrijven, teveel abonnementen, onnodig veel lezen, vergaderen, reizen in plaats van teleconferencing of elkaar halverwege ontmoeten etc.

Stap 6: De 72 uur regel

Om te voorkomen dat je toch vervalt in de grootste timemanagement valkuil, uitstel, doe je er verstandig aan binnen nu en 72 uur de eerste acties te ondernemen om de baas van je tijd te worden en ruimte te maken voor je gezondheid, je collega’s, gezinsleden, vrienden en klanten. Communiceer dat je veranderingen wilt aanbrengen en trek je niets aan van negatieve opmerkingen. Het gaat nu even om jou en jouw tijd.